Personuppgiftspolicy

Version juni 2023

Dina personuppgifter

Vi vet hur viktigt det är med integritet och vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt ska beskriva för dig hur vi samlar in, använder, överför och lagrar personuppgifter så att du känner dig säker på att uppgifterna är i säkert förvar. Vi utför all hantering av personuppgifter i enlighet med svensk lag och integritetslagstiftning GDPR. För anställda hos oss finns kompletterande regelverk.

Personuppgiftsansvar

Svenska Infobyte AB, orgnr 556663-7707, är personuppgiftsansvarig. Du kan kontakta oss på info@infobyte.se eller via post till Svenska Infobyte AB, Box 305, 151 24 Södertälje.

Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss eller vi kontaktar dig, till exempel via vår support, på e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn och kontaktuppgifter men ibland även till exempel uppgifter om IP-nummer till din utrustning.

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet.

Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster
När du använder någon av våra webbplatser eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som t.ex. ditt IP-nummer.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
Vid hantering av olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer som är involverade i ärendet, exempelvis andra användare med likartade problem eller behov eller förslag på personer som kan hjälpa till att lösa en frågeställning. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga dessa personers samtycke till att lämna dessa personuppgifter.

Känsliga personuppgifter

Med känsliga personuppgifter avses uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter samt biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.  Vi behandlar inga sådana personuppgifter.

Hantering och lagring av personuppgifter

Vår rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Vi behandlar alla personuppgifter lagenligt. Det förekommer ofta att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av avtal, via samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. Med intresseavvägning som stöd behandlar vi personuppgifter för nykundsbearbetningsändamål. Behandling av dina personuppgifter sker också för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Lagringstider
Vi sparar aldrig dina personuppgifter länge än vad som krävs för ändamålet med behandlingen. Vi sparar alla personuppgifter som vi behöver för fullgörande av våra uppdrag i vår kunddatabas. I kunddatabasen sparas personuppgiften i upp till två år efter att du senast förekom i ett uppdrag om du inte har samtyckt till att vi kan spara dina uppgifter längre. Om du är fakturamottagande kontaktperson sparar vi dina personuppgifter i sju år efter avslutat räkenskapsår i vårt ekonomisystem. Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter i vårt system för e-postutskick så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.

Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

Säkerhet

Vi och våra personuppgiftsbiträden skyddar dina personuppgifter genom en kombination av tekniska och organisatoriska lösningar. Samtliga våra system som hanterar personuppgifter är skyddade av åtkomstsystem. Anställda hos oss samt våra personuppgiftsbiträden och underbiträden ska följa vår interna it- och informationssäkerhetspolicy.

Utlämning av personuppgifter

Avtalspartners och it-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika it-tjänster och it-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du anmäler dig till vårt nyhetsbrev.

Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.

Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och undantagsvis tar vi ut en administrativ självkostnad för detta. Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska vara personligt undertecknad.

Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifter om dig i vissa fall ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam.